การแลกเปลี่ยนข้อมูลอิเลกทรอนิกส์
(Electronic Data
Interchange: EDI)
คือ
การแลกเปลี่ยนเอกสารทางธุรกิจระหว่างบริษัทคู่ค้าในรูปแบบมาตรฐานสากลจากเครื่องคอมพิวเตอร์เครื่องหนึ่งไปยังเครื่องคอมพิวเตอร์อีกเครื่องหนึ่ง EDI คือ การใช้ เอกสารอิเล็กทรอนิกส์มาแทน เอกสารที่เป็นกระดาษเอกสารอิเล็กทรอนิกส์เหล่านี้ต้องอยู่ในรูปแบบมาตรฐานสากลซึ่งทุกธุรกิจสามารถแลกเปลี่ยนเอกสารกันได้ทั่วโลก
EDI คือการใช้เครื่องคอมพิวเตอร์ในการรับส่งเอกสารธุรกิจระหว่างหน่วยงานตั้งแต่
2
หน่วยงานขึ้นไปที่มีมาตรฐานอันเป็นที่ยอมรับร่วมกัน โดยผ่านเครือข่ายสื่อสาร เช่น
สายโทรศัพท์ สัญญาณดาวเทียม เป็นต้น หรืออีกนัยหนึ่ง คือ การใช้สื่อ
หรือรูปแบบทางอิเล็กทรอนิกส์ ในการแลกเปลี่ยนข้อมูลหรือเอกสารธุรกิจ เช่น
ใบสั่งซื้อสินค้า บัญชีราคาสินค้า ใบส่งของ รายงาน ฯลฯ ภายใต้มาตรฐานที่กำหนดไว้
ประโยชน์ของ
EDI
ประโยชน์หลัก
ๆ ของ EDI ต่อธุรกิจ มีดังต่อไปนี้
1. เพิ่มความถูกต้อง
รวดเร็ว และแม่นยำ ในการรับ-ส่งเอกสาร
2. ลดงานซ้ำซ้อน
และลดขั้นตอนการจัดการรับ-ส่งเอกสาร
3. สามารถนำเอาข้อมูลมาใช้ประโยชน์มากที่สุด
4. ลดค่าใช้จ่ายในการจัดส่งเอกสาร
เช่น ค่าแสตมป์ ค่าพัสดุไปรษณีย์ และพนักงาน
5. เพิ่มความรวดเร็วในการทำธุรกิจโดยเฉพาะอย่างยิ่งในสภาวะที่มีการแข่งขันสูงขึ้น
6. เพิ่มความสัมพันธ์ที่ดีกับคู่ค้า
เอกสารประเภทใดบ้างที่ใช้
EDI มาทดแทนได้
เอกสารทางธุรกิจที่ใช้อยู่ในปัจจุบันนี้
สามารถทดแทนด้วยเอกสาร EDI
ได้ทั้งหมด เช่น
1. เอกสารทางด้านการจัดซื้อ
ได้แก่ ใบสั่งซื้อ (Purchase
Order) ใบแจ้งหนี้ (Invoice) ใบเสนอราคา (Quotation) ใบแจ้งราคาสินค้า (Price/Sales Catalogue) เป็นต้น
2.
เอกสารทางด้านการเงินได้แก่
ใบสั่งให้ธนาคารจ่ายเงิน (Payment
Order) ใบแจ้งการสั่งจ่าย
(Remittance
Advice) เป็นต้น
3. เอกสารทางด้านการขนส่ง
ได้แก่ ใบตราส่ง (Bill
of Lading) ใบจองตู้สินค้า (Booking) แผนผังการบรรทุกสินค้าภายในเรือ (Bayplan) ใบสั่งปล่อยสินค้า (Delivery Order) เป็นต้น
4. เอกสารทางด้านการค้าระหว่างประเทศ
ได้แก่ ใบขนสินค้า (Customs
Declaration) บัญชีตู้สินค้า (Manifest) เป็นต้น
ผลกระทบของการใช้
EDI กับระบบการทำงานของพนักงานในปัจจุบัน
หลายท่านอาจกังวลว่า
การนำเอา EDI
มาใช้จะเข้ามาทดแทนการทำงานของพนักงาน
ส่งผลให้พนักงานว่างงาน อันที่จริงแล้ว EDI สามารถช่วยลดงานเอกสารที่มีปริมาณมาก และต้องทำซ้ำๆ
ทำให้เราสามารถนำพนักงานที่มีอยู่ไปพัฒนาให้ทำงานประเภทอื่นๆที่มีคุณค่าเพิ่มให้กับบริษัทได้ถือเป็นการเพิ่มศักยภาพการทำงานให้แก่พนักงานและบริษัท
ขอบเขตการให้บริการ EDI กว้างขวางเพียงใด
สามารถรับ-ส่งเอกสาร
EDI ได้ทั้งภายในประเทศและต่างประเทศ
เราแบ่งผู้ให้บริการ EDI
หรือที่เรียกว่า VAN (Value Added
Network) เป็น 2 ประเภทหลักๆ คือ
- ผู้ให้บริการ
EDI ภายในประเทศ (Domestic VAN) เช่น การสื่อสารแห่งประเทศไทย, บริษัทชินวัตร, บริษัทไทยเทรดเน็ท, และบริษัทเอ็กซิมเน็ท
บริษัทเหล่านี้มีศูนย์บริการ (Host) อยู่ในประเทศและจะให้บริการเครือข่ายภายในประเทศเป็นหลัก
- ผู้ให้บริการ
EDI ระหว่างประเทศ (International VAN) เช่น IBM, BT, AT&T บริษัทเหล่านี้มีศูนย์บริการ (Host) อยู่ต่างประเทศ
และให้บริการเครือข่ายระหว่างประเทศเป็นหลัก
สามารถเลือกใช้บริการของผู้ให้บริการ
EDI ตามความเหมาะสมกับการใช้งานในธุรกิจ
ตัวอย่างเช่น
บริษัทที่มีเอกสารรับส่งระหว่างประเทศเป็นหลักควรเลือกใช้ผู้ให้บริการ EDI ระหว่างประเทศ
ส่วนบริษัทที่มีเอกสารรับส่งภายในประเทศเป็นหลัก ควรใช้บริการของผู้ให้บริการ EDI ภายในประเทศเพราะค่าใช้จ่ายจะต่ำกว่า
ข้อแตกต่างระหว่าง EC (Electronic Commerce) กับ EDI (Electronic Data
Interchange)
Electronic Commerce หรือ อิเล็กทรอนิกส์วาณิชย์
หมายรวมถึงการค้าขายโดยใช้อิเล็กทรอนิกส์เป็นสื่อกลาง เช่น
การแลกเปลี่ยนเอกสารโดยใช้ EDI การจ่ายเงินโดยใช้บัตรเครดิตผ่านสายโทรศัพท์
การโฆษณาและสั่งซื้อสินค้าผ่าน Internet เป็นต้น ดังนั้นเราอาจกล่าวได้ว่า EDI เป็นเพียงส่วนหนึ่งของ EC
EDI กับ E-mail
แตกต่างกันอย่างไร
E-mail เป็นการส่งข้อความซึ่งไม่มีรูปแบบบังคับเป็นการสื่อสารระหว่างบุคคลที่ไม่มีมาตรฐานกำหนดตายตัว
ต่างจาก EDI
ซึ่งข้อมูลต้องมีรูปแบบที่แน่นอนภายใต้รูปแบบมาตรฐานสากลเนื่องจากEDIเป็นการสื่อสารระหว่างคอมพิวเตอร์ทำให้สามารถ
นำข้อมูลเข้าสู่ระบบงานคอมพิวเตอร์ของบริษัทคู่ค้าได้ทันที โดยไม่ต้องมีคนบันทึกข้อมูลซ้ำ
ประโยชน์และข้อแตกต่างระหว่างการใช้
EDI กับ Fax ในการรับ-ส่งเอกสาร
สำหรับผู้รับเอกสารท่านสามารถนำข้อมูล
EDI ที่ได้รับมาจากบริษัทคู่ค้าขึ้นสู่ระบบงานคอมพิวเตอร์ของท่านได้ทันที
โดยไม่ต้องทำการบันทึกข้อมูลซ้ำ ซึ่งเป็นการลดระยะเวลาและข้อผิดพลาด แตกต่างจากการรับเอกสารทาง
Fax ซึ่งส่วนใหญ่จะประสบกับปัญหากระดาษหมด
ข้อความไม่ชัดเจน อ่านไม่ได้
อีกทั้งยังไม่มีการรายงานสถานภาพความถูกต้องสมบูรณ์ของเอกสารที่ได้รับสำหรับผู้ส่งเอกสาร
ท่านสามารถนำข้อมูลจากระบบคอมพิวเตอร์ของท่าน ผลิตเอกสาร EDI และส่งไปยังคู่ค้าโดยไม่ต้องมีการใส่ข้อมูลหรือพิมพ์ออกมาในแต่ละครั้งของการส่งหากท่านส่งเอกสารผ่านเครื่อง
Fax โดยทั่วไปเอกสารต้องถูกจัดพิมพ์ออกมาก่อนจะส่งไปยังคู่ค้าเป็นการเพิ่มทั้งปริมาณงานและปริมาณเอกสารกระดาษที่ใช้
Internet มีประโยชน์กับ EDI หรือไม่
การแลกเปลี่ยนข้อมูลด้วยสื่ออิเล็กทรอนิกส์มีแนวโน้มที่จะขยายขอบเขตการใช้งานไปยังองค์กรต่างๆ
ในภาครัฐและเอกชนอย่างกว้างขวางยิ่งขึ้นทั้งในแง่ของจำนวนผู้ใช้ปริมาณการใช้และลักษณะการใช้งานเครือข่าย
Internet เป็นเครือข่ายที่สามารถติดต่อสื่อสารได้ทั่วโลกโดยไร้ขอบเขตหากการพัฒนาเทคโนโลยีสามารถแก้ปัญหาเรื่องความปลอดภัยของการส่งผ่านข้อมูลบนเครือข่าย
Internetได้แล้วนั้นจะทำให้การส่งข้อมูลผ่านเครือข่ายเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพและเหมาะกับการใช้เป็นช่องทางการส่งข้อมูล
EDI ในอนาคต
ปัญหาและอุปสรรคของการใช้
EDI ในปัจจุบัน
การนำ
EDI มาใช้ในการดำเนินธุรกิจในปัจจุบันแม้ว่าจะเป็นประโยชน์อย่างมากต่อองค์กรต่างๆ
แต่ก็ยังคงมีปัญหาและอุปสรรคที่ทำให้การใช้ EDI ในประเทศไทยไม่แพร่หลายเท่าที่ควร ดังนี้
1. ผู้บริหารระดับสูงไม่ให้ความสนใจและไม่มี
Commitment ที่ชัดเจน
2.
องค์กรส่วนใหญ่ ยังขาดบุคลากรที่มีความรู้ความเข้าใจเกี่ยวกับเรื่อง
EDI จำเป็นต้องใช้เวลาในการปรับเปลี่ยนระบบงานและขั้นตอนการบริหารงานภายใน
3.ขาดผู้ชำนาญงานทางด้าน
IT ที่จะนำ EDI ไปใช้ให้สอดคล้องกับระบบคอมพิวเตอร์ที่มีอยู่
4.กฎหมาย
และระเบียบของหน่วยงานราชการ ที่ไม่เอื้ออำนวยต่อการใช้ EDI
รายละเอียดเนื้อหาดีมีสาระ สามารถนำมาใช้ประโยชน์ได้
ตอบลบขอบคุณสำหรับความรุ้ดีๆนะครับ
ตอบลบ